通过“清理”功能来整理收件箱 - Outlook和邮件使用技巧 - Windows10 进阶版操作手册

通过“清理”功能来整理收件箱

依次选择“主页”>“清理”。 选择“清理对话”、“清理文件夹”或“清理文件夹和子文件夹”。 Outlook 会将冗余邮件、已读邮件移到“已删除邮件”文件夹。 文件夹清理绝不会删除未读邮件。

使用“对话清理”删除多余的邮件

什么是对话？

您可能由术语“电子邮件线程”而知道“对话”。 “对话”是完整的一组从第一封邮件到所有答复的电子邮件。 “对话”的邮件有相同的主题。

例如，向某人发一封邮件，然后他答复，就形成了一个“对话”。 在许多“对话”中，可能有许多次往来答复。 多人可能答复“对话”中的不同邮件。

“对话清理”执行哪些操作？

“对话清理”评估“对话”中每封邮件的内容。 如果邮件完全包含在答复之一中，则删除上一封邮件。 请考虑以下示例。

Jeff 向 Anne 和 Tim 发送邮件。 Anne 在她的 Outlook 邮件正文中答复 Jeff 和 Tim，其中包括 Jeff 的完整原始邮件。 现在，Tim 看到 Anne 的邮件并答复 Jeff 和 Anne。 Tim 的答复包括对话中的所有上一封邮件。 “对话清理”可以删除除来自 Tim 的最后一封邮件以外的所有邮件，因为该邮件包含所有上一封邮件的副本。

“对话清理”对于有许多反复答复，尤其是有许多收件人的“对话”最有用。

删除多余的邮件

1，在“开始”选项卡上的“删除”组中，单击“清理”。

2，单击下列命令之一：

• 清理对话    检查当前对话, 并删除冗余邮件。
• 清理文件夹    将检查所选文件夹中的所有对话, 并删除冗余邮件。
• 清理文件夹 & 子文件夹    将检查所选文件夹及其包含的任何文件夹中的所有对话, 并删除多余的邮件。

更改“对话清理”选项

您可以指定从“清理”中删除的邮件以及删除时移动邮件的位置。

1，单击“文件”选项卡。

2，单击“选项”。

3，单击“邮件”。

4，在“对话清理”下，执行下列操作之一：

• 要更改项目移至的位置，对于“已清理的项目将转到此文件夹”，单击“浏览”，然后选择一个 Outlook 文件夹。 默认情况下，邮件移至“已删除邮件”文件夹。 如果 Outlook 配置文件中有多个电子邮件帐户，则每个帐户都有自己的“已删除邮件”文件夹。 邮件移至对应于电子邮件帐户的“已删除邮件”文件夹。
• 若要复制“清理”所删除邮件的文件夹结构（使用“清理文件夹和子文件夹”命令时），选择“清理子文件夹时，在目标文件夹中重新创建文件夹层次结构”。

注意:  如果目标是“已删除邮件”文件夹，则此选项不可用。

• 若要始终保留任何未读邮件，请选择“不要移动未读邮件”复选框。 建议不要选择此选项。 剩余的“对话”邮件将包含已删除的任何邮件，如未读邮件。
• 若要始终保留任何已分类的邮件，请选择“不要移动已分类邮件”复选框。 建议选中此选项。 类别应用于特定邮件，删除分类邮件将导致分类邮件丢失。
• 若要始终保留任何带标志的邮件，请选择“不要移动已标记邮件”复选框。 建议选择此选项。 标志应用于特定邮件，删除已标记的邮件将导致已标记的邮件丢失。
• 若要始终保留任何数字签名邮件，请选择“不要移动数字签名邮件”复选框。 建议选择此选项。
• 有人修改了答复中包含的邮件时，若要始终保留原始邮件，请选中“答复修改邮件时，不要移动邮件原件”复选框。 建议选择此选项。 如果有人修改答复中包含的邮件，这可确保留有“对话”中所有内容的完整记录。